التنظيم

يعتبر التنظيم أحد وظائف الإدارة المهمة والتي لا يمكن الاستغناء عنها أو تجاهلها لتحقيق فعالية وكفاءة الاداء في كافة المنظمات وأجهزتها المختلفة.

ان وجود تنظيم جيد يعتبر أمرا مهما وضروريا فمهما كان لدينا من أفراد على درجة عالية من الكفاءة والفاعلية فإن ذلك لن يغني عن وجود التنظيم الجيد الذي يعمل على حسن الاستفادة بطاقات الأفراد وتوجيهها الوجه الصحيحة.

أهمية التنظيم في أي منشأة  :

1- حسن توزيع وتحديد المهام على الأفراد والأجهزة المختلفة بما يتناسب مع قدرات كل منهما دون زيادة او نقصان.

2- تحقيق أقصى درجة من التكامل والتنسيق بين هؤلاء الأفراد والأجهزة بما يؤدي إلي توجيه كافة طاقاتهم وجهودهم نحو وجهة واحدة متناسقة ومتكاملة تعمل على تحقيق الأهداف التنظيمية بأعلى درجة من الكفاءة والفاعلية.

3 - إيجاد مناخ عمل داخلي مشجع يؤدي إلي تفجير روح الإبداع والابتكار لدى كافة العاملين بما ينعكس على تحسين الأداء وزيادة فعاليته.

4 - وضع هيكل تنظيمي يضمن تحقيق التنسيق والتكامل في جهود مجموعات الأفراد التي تعمل في المنظمة في تخصصات مختلفة من أجل تحقيق اهدافها.

وحتي يمكننا تخيل أهمية وجود التنظيم الفعال بصورة اوضح فعلينا أن نتخيل عدم وجوده … ! ماذا لو لم يوجد تنظيم جيد ؟!

لا شك أن الإجابة عن مثل هذا السؤال يمكن تخيلها لأي فرد مهما كان مستوى تفكيره أو تخصصه, ففي غياب التنظيم الجيد سوف يتحول الأفراد إلى حبات عقد مبعثرة ومتناثرة لا يوجد الخيط الذي يجمعها ويصنع منها عقدا من الجوهر المتين، أو كقطع من الطوب المتناثر لم يوجد البناء الذي يصنعه بطريقة تجعل منه مبنى نافعًا.

فالإمكانيات البشرية الفردية والموارد المادية الفنية سوف تهدر في حالة عدم وجود تنظيم فعال، وهكذا نجد أن التنظيم السيء قد تحول إلى معوق ومحبط ومقيد لطاقات الأفراد، ومهدرا للموارد البشرية بدلا من ان يكون مفجرا للطاقات ومستغلا للموارد.

فإذا ما توافرت الإمكانيات المادية والإمكانيات البشرية لأي تنظيم فإنه يجب تصميم هيكل تنظيمي يحدد مهمة كل فرد في التنظيم ويحقق التكامل والتناسق في جهود مجموعات الأفراد من اجل تحقيق الأهداف المحددة ويتطلب ذلك ما يلي :

1 - تحديد الأعمال التي يجب توافرها من أجل تحقيق اهداف المنظمة.

2 - تجميع هذه الأعمال في مجموعات.

3 - تحديد الواجبات والمسئوليات لكل مجموعة عمل.

4 - التنسيق بين جهود هذه المجموعات.

5 - للمستويات التالية.

التنظيم الإداري في ظل تزاحم الأعمال في منظمات العمل المختلفة ظهرت لدينا حاجة مُلحة لاستخدام الأساليب التنظيميّة التي تضبط زمام الأمور وتسيطر على العمل الداخلي، وتكون جاهزة للتعامل مع التقلبات الخارجيّة المؤثرة بشكل مباشر في العمل، لضمان استمراريّة العمل في المنظمات، ولتحقيق أهدافها، وتطبيق خطتها الاستراتيجيّة بكل دقة. Volume 0%   لا يمكن للمدراء العصريين أن ينجحوا في أعمالهم ويحققوا أهداف مؤسساتهم إلا بوضع أسس متينة للتنظيم الإداري تستمد نظرياتها ومفاهيمها من العمليّة الإداريّة الكبرى ومن النظريات الإداريّة العصريّة، وفيما يأتي سنخصص الحديث بشكل مفصل عن هذا المفهوم فضلاً عن استعراض أبرز أنواعه ومزاياه. مفهوم التنظيم الإداري التنظيم الإداري هو عبارة عن عمليّة فرعيّة من العمليّة الإداريّة الكبرى في المنظمات التي تعمل في القطاعات المختلفة، ويصنف على أنه من العمليات الإداريّة المُساندة المتعاقبة والمستمرة، ومن العمليات الفنيّة المتخصصة في استثمار الموارد التي تملكها المنظمة، بنوعيها البشريّة وغير البشريّة أو الماديّة، حيث تتجلى مهام هذا النشاط بشكل رئيسي في تحقيق رؤية المؤسسة، ورسالتها، وأهدافها بعيدة ومتوسطة وقريبة المدى. التنظيم الإداري هو عبارة عن سلسلة من المهام والوظائف التي تساعد المنظمات على تحديد أهدافها، وتحديد السبل الكفيلة بتحقيقها، وقياس مدى إنجازها، وتقدمها، وتطورها على جميع الأصعدة، ومدى سيرها نحو التطور، وهي عبارة عن وسائل لقياس الأداء البشري، وذلك عن طريق تحديد طريقة عمليّة تقييم ما يتمّ اعتباره مناسباً أو غير مناسب. التنظيم الإداري هو من العلميات التوجيهيّة التي تهدف بصورة مباشرة إلى توجيه العنصر البشري إلى تنفيذ المهام الإداريّة لتحقيق النتائج والأهداف المطلوبة، وذلك ضمن أقصر وقت ممكن، وأقل جهود ممكنة، وضمن تكاليف منخفضة. التنظيم الإداري هو أحد الأطر التنظيميّة التي تتخذ الشكل الهرمي لتقسيم الوظائف والمهام على العناصر البشريّة العاملة في المنظمة، ابتداءً من الأعلى إلى الأسفل، أي من المهام العُليا التي تستهدف المدير العام، والرؤساء التنفيذيين، ومدراء الفروع، والموظفين العاملين لديهم، والأقسام الفرعية الأخرى التي تعمل جميعها ضمن هدف واحد ومصلحة مشتركة. أنواع التنظيم الإداري التنظيم الرسمي: هو الجانب الذي يدرس العملية التنظيمية بصورة رسمية، عن طريق وضع الخرائط والهياكل، ويخضع للنظم واللوائح والقوانين المعتمدة رسمياً. التنظيم غير الرسمي: هو الجانب الذي لا يخضع أبداً للقوانين الرسميّة التي يخضع لها النوع الأول. Volume 0%   مزايا التنظيم الإداري يقلّل من حدة المشكلات الناتجة عن الفوضى والعشوائية. يستثمر الطاقات البشرية، ويستغلها في تشغيل الموارد المادية على أكمل وجه. يحقق الأهداف في الأوقات المحددة لها. يخفض معدّل التكاليف، ويختصر الوقت والجهد. يُساعد على اتخاذ القرارات السليمة، ويخفض احتماليات الفشل. أشكال الهياكل التنظيمية الإدارية إنّ الهيكل التنظيمي أو كما في الإنجليزية Structure هو مجموعة من العلاقات التنظيمية التي تحددها خريطة العمل، وبالتالي تحدد خطوط السلطة والمسؤولية، وتوضح عمليات التنسيق التي تتم بين الأنشطة المختلفة، وتتمثّل بشكل رئيسي في: الهيكل البسيط: غالباً ما يُستخدم في الأعمال الصغيرة. الهيكل الوظيفي أو الهياكل المصفوفة: يضم دوائر الإنتاج، والمالية، والتسويق، والموارد بشرية، والبحث والتطوير، وكذلك التسويق. هياكل الوحدات المستقلة: تستخدم في الشركات شبه المستقلة.

التنظيم
التنظيم عنصر اساسي من عناصر الادارة ،وهو الوظيفة الثانية بعد التخطيط، وهو عكس الفوضى ،ويقصد به تقسيم نواحي النشاط في المنظمة من خلال الوحدات والاقسام المختلفة والربط والتنسيق بينهما من خلال وسائل اتصال مناسبة، وبيان حدود السلطة والمسؤولية للأقسام والوحدات لتمكينها من ممارسة اعمالها ولتسهيل عمليات الرقابة والاشراف. والتنظيم عبارة عن الشكل الذي توضع فيه الجهود الجماعية لتحقيق وظيفة او غرض معين.
ان كلمة تنظيم تستخدم في كثير من الكتابات الإدارية بمعنى منظمة والمنظمة قد تكون تجارية، صناعية، تعليمية، سياسية، رياضية … الخ ، وبناء عليه فإن استخدام كلمة تنظيم تعني: "جماعة من الناس تربطهم علاقات رسمية ، لتحقيق الأهداف التي من أجلها نشأت المنظمة"
مفهوم التنظيم:
ان كلمة التنظيم (organization) مشتقة من اصل لاتيني وتعني اداة يتم بواسطتها انجاز العمل .
عرف سايمون " التنظيم بأنه أنماط سلوكية وسياسية لتحقيق التعقل الإنساني وفي نهاية الأمر نستطيع القول أن التنظيم هو عملية إدارية تهتم بتجميع المهام والأنشطة المراد القيام بها في وظائف أو أقسام وتحديد السلطات والصلاحيات والتنسيق بين الأنشطة والأقسام من أجل تحقيق الأهداف بأفضل كفاءة ممكنة.
ويعرف التنظيم ((توزيع المسؤوليات والتنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق اكبر قدر ممكن من الاهداف المرجوة))
والتنظيم ايضا"(عملية تحديد الاعمال التي يراد اداؤها وتجميعها ،والتقسيمات الادارية اللازمة والعلاقات وانماط الاتصال ،وتوزيع المسؤوليات والواجبات وتفويض السلطات والصلاحيات اللازمة لأداء الاعمال بغرض تحقيق الاهداف) (روبنز واخرون،2008).
ماذا يعمل التنظيم (ماهي الحاجة للتنظيم)
تكمن اهمية التنظيم الوظيفة التنظيمية للمنظمات في الاسباب التالية:
اولا": العمل غير المنظم يتسم بالفوضى والارباك مما يعيق او يمنع تحقيق الاهداف.
ثانيا": تبالغ الوحدات الادارية بدون تنظيم في اهمية الدور المكلفة به والموارد المخصصة لها.
ثالثا": سوء توزيع القوى العاملة للمنشأة فقد يتم وضع الرجل المناسب في المكان غير المناسب وبالعكس.
عناصر عملية التنظيم
1 - الاعمال والنشاطات التي تمارسها المنظمة لتحقيق اهدافها.
2 - الامكانات او الموارد المتاحة للمنشأة وتشمل المواد والطاقة والمال والمعلومات والتكنلوجيا.
3 - النظم والاجراءات والطرق والخطوات والمراحل المخططة لاداء الاعمال او الانشطة.
4 - الهيكل او اسلوب توزيع الافراد العاملين بين الاعمال والنشاطات المختلف والعلاقات بينهم وخطوط الاتصال.
6 - تحديد السلطات والمسؤوليات لكل مركز وظيفي.
خطوات عملية التنظيم:
الخطوة الأولى: احترام الخطط والأهداف:
الخطط تملي على المنظمة الغاية والأنشطة التي يجب أن تسعى لإنجازها. من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة، كما الممكن إلغاء بعض الإدارات. أيضا قد تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات. فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات ويقيّد العلاقات المعمول بها الآن.
الخطوة الثانية: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف:
ما هي الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية المحددة؟ يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداء بالأعمال المستمرة (التي تتكرر عدة مرات) وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة.
الخطوة الثالثة: تصنيف الأنشطة:
المدراء مطالبون بإنجاز ثلاث عمليات:
1 - فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته (تسويق، إنتاج، … الخ ) .
2 - وضع الأنشطة في مجموعات بناء على هذه العلاقات.
3 - البدء بتصميم الأجزاء الأساسية من الهيكل التنظيمي.

الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطات:
إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. في بدء الإدارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء الإدارة يجب أن يحدد أولا كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية وأثناء العملية التنظيمية.
الخطوة الخامسة: تصميم مستويات العلاقات:
هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والعرضية (الأفقية) في المنظمة ككل. الهيكل الأفقي يبين من هو المسؤول عن كل مهمة. أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي:
1 - يعرف علاقات العمل بين الإدارات العاملة.
2 - يجعل القرار النهائي تحت السيطرة (فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح )
فوائد التنظيم
1 - يفهم كل موظف الانشطة التي يجب ان يقوم بها من موقعه في التنظيم.
2 - تحدد علاقات العمل الرسمية وعلاقات السلطة والمسؤولية في التنظيم.
3 - يوحد جهود العاملين في تحقيق الاهداف بكفاءة وفاعلية
4 - يمنح كل موظف السلطة الضرورية للقيام بعمله ويمنع الازدواجية وسوء استخدام السلطة.
5 - يمثل افضل السبل لمزج وتفاعل عناصر التنظيم.
6 - يمنع الازدواجية في العمل.
مبادئ التنظيم:
1 - ايلاء التنظيم العناية الفائقة لان تكلفة التنظيم او اعادة التنظيم باهظة.
2 - تحديد الاهداف بشكل واضح.
3 - مراعاة عدم التداخل والازدواجية.
4 - اتاحة تفويض السلطة والمشاركة في اتخاذ القرارات.
5 - المرونة لغرض مواجهة التغييرات المحتملة
6 - التنظيم للوظائف وتحقيق اهدافها وليس للأشخاص لإرضائهم.
7 - الموازنة بين المركزية واللامركزية حسب طبيعة المهمة وهدفها.

مواصفات التنظيم الناجح:
1 - التغطية الشاملة وعدم اهمال أي وظيفة بدون مسؤول.
2 - الوضوح وان يعرف كل شخص واجباته وصلاحياته.
3 - التوازن بين الصلاحيات المخولة للشخص ومسؤولياته.
انواع التنظيم
هناك نوعان من التنظيم من حيث الرسمية هما:
التنظيم الرسمي: هو التنظيم يعنى بتصميم الهيكل التنظيمي و يحدد العلاقات والمستويات الادارية للأعمال التي يقوم بها الافراد والجماعات وتوزيع المسؤوليات والواجبات بطريقة تسمح بأداء العمل في كل وحدة ادارية. والحديث عن التنظيم الرسمي هو الحديث عن الهيكل التنظيمي.
التنظيم غير الرسمي: هو مجموعة من العلاقات التي تنشأ وتستمر بين العاملين بسبب وجودهم في مكان واحد للعمل واشتراكهم في مشكلات وأهداف متشابهة .