الرقابة

تعريف الرقابة وأنواعها والعملية الرقابية فى الإدارة

تعريف الرقابة

 ويمكن تعريف الرقابة بأنها تشمل كل الأنشطة التي يمارسها المدير للتأكد من أن النتائج الفعلية تتطابق مع الخطط المحددة مقدماً

الرقابة ووظائف الإدارة
تناولنا في المقالات السابقة الوظائف المختلفة للمدير والإدارة من التخطيط و التنظيم و التوجيه ويأتي بعد ذلك الرقابة . تأتي الرقابة في الترتيب كآخر Last وظيفة ، ليس لأنها أقل أهمية وإنما لأنها تؤثر وتتأثر بجميع الوظائف الأخرى ، فإذا وجدت الخطط الجيدة ، والتنظيم الجيد ، والتوجيه الجيد فإن احتمالات النجاح تكون محدودة إذا لم يكن هناك نظام جيد للرقابة.
من الضروري أن يتأكد المدير من أن الأهداف قد تحققت ، أي أن ما تم تخطيطه قد تم تنفيذه كما يرغب (التخطيط)، وأن المسئوليات التي تم إسنادها للأفراد قد تم تنفيذها بالفعل والسلطات التي خصصت لهم قد استخدمت بالشكل المطلوب (التنظيم) ، وأن القيادة والتحفيز والاتصلات التي اعتمد عليها قد حققت أغراضها (التوجيه) ومن هنا يحتاج إلي الرقابة لكي تعطيه إجابة وافية لهذه التساؤلات .

 يحتاج المدير إلى التأكد من النتائج التي تحققت حتى يمكنه أيضاً أن يقوم بإعادة التخطيط وإعادة التنظيم للفترات المقبلة.
فقد يتضح أن التخطيط لم يكن واقعياً أو التنظيم لم يكن واضحاً ، ومن هنا يأخذ ذلك في الحسبان عند إعادة التخطيط وإعادة التنظيم ، وتفيد الرقابة أيضاً في تعريف المدير عما إذا كانت الاتصالات الإدارية التي استخدمها والتحفيز الذي استعان به في تحفيز الفريق وأن أسلوبه في القيادة يتناسب مع الموقف الذي يتعامل معه . وكذلك تأتي وظيفة الرقابة بعد الوظائف الأخرى حيث أن أساليب وأدوات الرقابة ... الخ يتم استخلاصها من الخطط التي أعدها المدير ، والتنظيم الذي حدده وكذلك أساليب التوجيه التي يتبعها .

ويوضح الشكل التالي كيف تؤثر الرقابة في وظائف المدير وأيضاً تتأثر بهذه الوظائف :

كيف تؤثر الوظائف الأخرى في وظيفة الرقابة وتتأثر بها

ونظراً لأن الموارد المتاحة للمنظمات أصبحت محدودة فأصبح الأمر لا يتحمل أن تعمل الإدارة بدون معرفة ما إذا كانت هذه الموارد تستخدم في الاتجاه الصحيح أم لا . وهذا يتم عن طريق الرقابة التي تهدف إلي قياس الانحرافات عن التخطيط أو البرنامج المحدد مقدماً وتحديد الإجراءات التصحيحية .

العملية الرقابية
مما سبق يتضح أن الرقابة تتكون من ثلاث خطوات أو مراحل أساسية يمكن أن تطبق على رقابة الأفراد ، العمليات ، الأقسام .... الخ.
1 -تحديد المعايير التي تستخدم لقياس مدى التقدم أو عدم التقدم في اتجاه الأهداف المحددة .

2 -قياس الأداء ومقارنته مع المعايير لتحديد الانحرافات عن هذه المعايير . 

3 -اتخاذ الإجراءات التصحيحية لتصحيح الانحرافات عن المعايير المحددة .

 يوضح الشكل التالي العملية الرقابية :

الرقابة والمستويات الإدارية
 وكما يتبين في الشكل التالي الذي يوضح العلاقة بين التخطيط والرقابة والمستويات الإدارية ، أن عملية التخطيط Planning Process تقوم بتحدي دالأهداف التي تعد الأساس Foundation للرقابة . وهذا يؤكد وظيفة التخطيط تقوم بدور (القلب) Heart لجميع وظائف المدير . فمن هذا الشكل يتضح أن (رسالة المنظمة) هي المبرر الرئيسي لوجود المنظمة ، وأنها توجه التخطيط والبرمجة في المنظمة . وفي ضوء هذه الخطط والبرامج المعدة بواسطة المستويات الإدارية الأعلى . تقوم المستويات الإدارية الأدنى بتحديد الأهداف للأقسام ، للوحدات ، وللأفراد وطالما أن هناك خططاً وأهدافا محددة فلابد من أن يكون هناك رقابة لكي تعطي للإدارة المعلومات المفيدة عن مدى تقدم تنفيذ هذه الخطط وتحقيق الأهداف على مستوى المنظمة ككل ، الإدارات ، الأقسام ، والوحدات ، والأفراد.
 كذلك ترغب الإدارة في معرفة ما إذا كان هناك تعديلات ضرورية في الخطط المعدة للفترات المقبلة أو أن التنظيم المحدد يصلح للفترات المقبلة ، وهذا يمكن معرفته عن طريق المعلومات التي تقدمها الرقابة. 

العلاقة بين التخطيط والرقابة على المستويات الإدارية

أنواع الرقابة
 أ- حسب موقع الرقابة:-
1- رقابة داخلية.
2- رقابة خارجية.
ب- حسب توقيت الرقابة:-
1- رقابة وقائية
2- رقابة سابقة.
3- رقابة لاحقة.

مواصفات وخصائص الرقابة الفعالة
1 - قبول الرقابة بواسطة العاملين في المنظمة وتعميق مفهوم الرقابة كوسيلة وليست غاية في حد ذاتها وتهدف إلي مساعدة العاملين على الأداء المتميز . وهذا لا يتحقق إلا إذا نظر العاملون للرقابة على أنها جهاز مساندSupporting ليس لتصيد الأخطاء وعقاب المهمل وإنما منع الأخطاء وتحديد المشاكل والمعوقات والعمل على حلها حتى لا يتعطل الإنتاج .
ومن هنا بدلاً من أن يقوم العاملون بإخفاء المشاكل التي تحدث خوفا من الرقابة السلبية فإنهم سوف يظهرون الحقائق للرقابة طمعا في الوصول إلى حلول لها ، ويفيد كثيرا إشراك من تطبق عليهم الرقابة في تحديد المعايير وتوقيت تقديم هذه التقارير الرقابية على قبول العاملين للرقابة .
2- التركيز على العوامل الحاكمة يقوم المدير بتحديد المناطق الحاكمة في العمليات الخاصة بالقطاع الذي يشرف عليه ثم يضع المعايير تحت المراقبة المستمرة ويقصد هنا بالعوامل الحاكمة ، العوامل الأساسية التي يعتمد عليها نجاح القطاع أو فشله وأنه بتركيز الرقابة على هذه النقاط الحاكمة والتأكد أنه ليس هناك انحراف فإن ذلك يؤدي أيضا إلى التحكم والرقابة في جميع العمليات .
فمثلا إذا تحكم وراقب بشكل فعال رقم المبيعات فإن ذلك يعكس الأداء في نشاط رجال البيع ، أسلوب رجال البيع في التعامل مع العملاء ، فعالية برامج الدعاية والترويج وهكذا .
3 - اقتصاديات الرقابة : طبيعي أن تكلفة الرقابة يجب أن تقارن بالمنافع والمميزات التي تتحقق منها . تحتاج الرقابة إلى أفراد وأجهزة .. الخ فهل يعقل أن يتم إعداد نظام للإنذار المبكر ودوائر تليفزيونية لحماية أشياء ليست ذات قيمة ، إن نظام الرقابة اللازم للرقابة على شراء دبابيس الورق يجب ألا يكون في مستوى نظام الرقابة اللازمة لشراء ماكينات التصوير للمنظمة .
4 - توافر المعلومات الصحيحة : من حيث أسباب الانحرافات فقد يحدث انخفاض في رقم الإنتاج ويبدو أن السبب هو انخفاض في قدرة وكفاءة العاملة ولكن بالتدقيق قد يتضح أن السبب ليس في انخفاض الكفاءة بقدر انخفاض في الدافعية لدى العمالة .
5 - توقيت ظهور نتائج الرقابة : قد تحدث انحرافات عن المعايير ولكن يجب أن تظهر هذه الانحرافات بسرعة وكذلك معرفة أسبابها. إن نظام الرقابة الفعال يتوقع هذه الانحرافات قبل أن تحدث ويحذر بذلك Warn . وهذا ما يسمى بالرقابة السابقة والرقابة الملازمة . وإن لم يستطع فإن نظام الرقابة يجب أن يظهر الانحرافات فور قوعها حيث لا معني لإظهار تقارير رقابية بعد انقضاء وقت طويل لحدوث الخطأ في المستقبل أو حتى في تحقيق الجزاء الإداري حيث لا فائدة من اكتشاف الانحراف ثم يظهر بعد ذلك أن المتسبب في الخطأ قد ترك العمل مثلاً .
6 - البساطة في العملية الرقابية حتى يجب أن يكون النظام الرقابي واضحا ومفهوما لمن يطبق الرقابة وأيضا لمن تطبق عليه ، ويجب أن يعكس النظام العمليات التي يقوم بمراقبتها . فعند الرقابة على الإنتاج نحتاج إلى معايير ، أدوات ، تقارير تختلف عن تلك اللازمة للرقابة على الأموال مثلا .
7 - إعادة النظر : في معايير الرقابة وأدواتها .. الخ من وقت لآخر وذلك للتأكد من أنها تتلاءم مع الظروفوالأحوال السائدة Valid

المعلومات والرقابة
هناك أربعة عوامل أساسية يجب أخذها في الحسبان عند بناء وتقييم نظام معلومات الرقابة:
µ التمشي مع أهداف المنظمة ، إلي أي حد يتمشى نظام الرقابة ويعضد reinforce أهداف المنظمة .
µ مدى وجود تنسيق وتكامل في تدفق المعلومات الرقابية
µ توفير المعلومات الرقابية من حيث الكمية والجودة حيث لا فائدة من توفير معلومات أكثر أو أقل من اللازمة أو معلومات غير دقيقة .
µ توفير المعلومات الرقابية في التوقيت المطلوب . ومن الملاحظ أن المعلومات الرقابية تختلف حسب اختلافالمستوى الإداري كما يتضح من الجدول التالي : 

المستوى الإداري	نوع المعلومات المطلوبة	متى
الإدارة العليا	المنافسون . الظروف الاقتصادية . العوامل القانونية والسياسية ، التطور التكنولوجي معلومات عن الأداء الكلي overall للمنظمة	سنوي كل ثلاثة شهور
الإدارة الوسطى	معلومات عن القطاع المختص : البيع ، الإدارة الوسطى الإنتاج ، الأفراد ، المشتريات ، التمويل	أسبوعية شهرية
الإدارة المباشرة	رقم المبيعات اليومي – عدد الزيارات البيعية في الأسبوع – مردودات المبيعات اليومية . الفاقد اليومي من الخامات . رقم إنتاج الوردية الواحدة	يومية

ويلاحظ أن المعلومات الرقابية التي تحتاجها الإدارة العليا تكون أغلبها معلومات خارجية وفي حالة المعلومات الداخلية تكون معلومات متعلقة بالمنظمة ككل . أما الإدارة الوسطى فإن أغلب المعلومات التي تحتاجها هي معلومات داخلية وعن قطاع معين حسب اختصاص المدير التنفيذي إنتاج ، تسويق ... الخ وغالبا ما تكون هذه المعلومات معلومات أسبوعية أو شهرية ، في حين الإدارة المباشرة تحتاج إلي معلومات أكثر تخصصا وكذلك معلومات تغطي فترات زمنية يومية أو حتى أقل من اليوم . وفيما يلي بعض العوامل الواجب أخذها في الحسبان عند تصميم نظام المعلومات :
µ إشراف مستخدمي Users النظام في تصميم النظام وذلك لتحديد أهداف النظام .
µ توضح خطوط السلطة وتحديد مسارات تدفق المعلومات حسب المراكز المختلفة لأتخاذ القرار
µ تحديد إجراءات واضحة لتجميع البيانات ، تصنيفها ، تفسيرها ، معالجتها ، تشغيلها ، توزيعها حيث الحاجة إليها.
مركزية النظام كلما أمكن ذلك فال داعي لوجود نظم مستقلة للمخازن ، نظام معلومات مستقل للصيانة ، نظام معلومات مستقل للإنتاج ، نظام معلومات مستقل للأجور نظام معلومات مستقل للبيع .... وهكذا .

مجالات وأدوات واساليب الرقابة

وفيما يلي نتعرض لبعض أدوات الرقابة التي تستخدمها المستويات الإدارية المختلفة .

1 - العائد على الاستثمار Return on Investment
2 - نقطة التعادل  Break even Point
3 - خرائط جانت  Gantt Chart
4 - شبكة الأعمال Network Analysis
5 - الرقابة على المخزون Control Inventory
6 - الموازنة التقديرية Budgeting
7 - النقدي التدفق Cash Flow
8 - النسب المالية Financial Ratios
9 - حلقات الجودة Quality Cercules
10 - تقارير تقييم الأداء Performance Appraisal
11 - الرقابة على الوقت  Control of time