ارشفة وحفظ مستندات

الأرشفة : إن حجم الأرشيف في نمو مستمر دون توقف ، ما دامت المؤسسات التي تزاول نشاطها المعتاد في تطور مستمر ، ولك أن تتخيل ذلك الكم الهائل من الورق المستخدم يومياً ، هل فكرت أين يذهب ذلك الورق ؟ ما هي الدورة التي تمر بها الورقة بعد توقيعها وختمها ، ولماذا ؟ .
الحفظ : عملية ترتيب الوثائق بأنواعها المختلفة في الأماكن المتاحة داخل الأرشيف ، بوجود نظام محدد يضمن سلامتها ويمكن بموجبه الوصول إلى أي وثيقة بسهولة في الوقت المحدد ، وقد تصل إلى سنوات طويلة ..
التصنيف : عملية فكرية تهدف إلى جمع الوثائق حسب أوجه الشبه ثم ترتيبها ترتيباً منطقياً وفق قواعد محددة ، بحيث يتم تقسيم الوثائق إلى مجموعات وأصناف تندرج تحتها كافة الوثائق .
تصنيف المستندات : Document Classification OR Document Categorization
التوثيق : الوثيقة هي مؤنث وثيق ، أي ما يعتمد عليه والوثيق يعني " الإحكام في الأمر " ، فالوثيقة إذاً هي ما يعتمد عليها وما يرجع إليها ، ولها ثلاث عناصر :
1 - أن تكون الوثيقة مصدراً للمعرفة بما تتضمنه من معلومات – و بيانات Source Of Information
2 - أن تمتلك قوة الإثبات – Evidence
3 - أن تكون معلوماتها مصدراً لإنتفاع الباحثين . Provenance
أنواع الوثائق :
1 - وثيقة مكتوبة – Written Documents
2 - وثيقة مرئية – Visual Documents
3 - وثيقة مسموعة – Sound Documents
قد تتداخل هذه الأشكال فتكون الوثيقة مرئية ومكتوبة ومسموعة في نفس الوقت ..
- التطور التاريخي للوثائق و الأرشيف .... يتبع مقال رقم ( 2 ) .. باذن الله ..
- التصنيف والترقيم والفهرسة والترميز .. يتبع مقال رقم ( 3 ) .. باذن الله ..
- معايير الايزو في الحفظ والارشفة .. يتبع مقال رقم ( 4 ) .. باذن الله ..
- نظرة الى اروقة الامم المتحد UN .. يتبع مقال رقم ( 5 ) .. باذن الله ..
- طرق التنظيم .. المقال الختامي .. باذن الله ..

ي علم الحوسبة، يتم تخزين المعلومات في ذاكرة داخل ما يسمى ب "ملف". وكلمة "ملف" بشكل عام تعرف أحياناً ب "أرشفة إلكترونية أو محفوظات إلكترونية" وأحياناً ب "مستندات رقمية". مصطلح "أرشيف إلكتروني" يعني ملف معلومات يُقسم إلى سجلات وحقول أي صفوف وأعمدة كما هو الحال في الجداول. أما مصطلح " مستندات رقمية " تعني ملف معلومات لا يحكمه معيار تصنيف محدد.

الأرشفة الإلكترونية هي "عملية استخدام الجهات التي ستدخل في نطاق الدراسة لتقنيات المعلومات الحديثة، المادية والمنطقية من أجهزة الحاسبات وبرمجياتها، وتقنيات الاتصالات وملحقاتها، للقيام بجميع المهام التي كانت تقوم بها الأرشفة التقليدية وأكثر، ذلك لزيادة السيطرة علي الوثائق وتحسين وسائل إدارتها من خلال أسس التنظيم المعلوماتي ".

أحياناً يتم الخلط بين مصطلحي أرشيف إليكتروني ومستندات رقمية. على سبيل المثال، "المستند الرقمي" هو نص تم إنشاؤها باستخدام برامج معالجة النصوص، ولكن لا يتم تنظيم البيانات به داخل جدول. كانت للتطورات التى طرأت على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الثمانينات والتسعينات أثر كبير على تطبيقات نظم المعلومات في المؤسسات العامة والخاصة؛ فبعد ظهور الشبكات المحلية وشبكات الإنترنت والإنترانت دخلت تطبيقات الأتمته في المؤسسات العامه والخاصه مرحلة أعمق وأشمل من المراحل السابقه جميعها.

وكان لتكامل تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الشبكات السريعه تأثير كبير على طرق إنشاء السجلات الإلكترونية وسهولة نقل الرسائل والوثائق والبرمجيات إلى أية نقطة متصلة بشبكة الإنترنت في أى مكان من العالم؛ وبذلك أمكن تقنيا معالجة ونقل جميع المعلومات المطلوبه في جميع أقسام المؤسسات الرسمية والخاصة المتباعدة جغرافيا؛تماما كما لو أن موظفي المؤسسة يعملون في مبنى واحد دون أن يخسروا أية ميزه من سهولة استخدام الوثائق الورقيه أو مصداقيتها: وهكذا ظهر اهتمام الأرشيفيين بحفظ واسترجاع هذه الوثائق الرسمية الإلكترونية التى تجرى ضمن بنية إلكترونية بحته، وفي جزء هام من هذه الحالات دون استخدام الورق.

ومع توجه المؤسسات نحو اعتماد السجلات الالكترونية كان لا بد للمؤسسات الأرشيفية من مواكبة هذا التطور التقنى الهام؛ فقد انشأ المجلس التقنى للأرشيف ICA في أواسط السبعينات لجنة للأتمته أصدرت توجيهات إرشادية لتطوير المناهج التعليمية بما يكفل إدماج دراسة تطبيقات الأتمتة في المؤسسات الأرشيفية.وفى عام 1993 تأسست لجنة السجلات الإلكترونية في المجلس الدولى للأرشيف ICA، وقد أعدت هذه اللجنه ثلاث دراسات طرحتها في ندوة استشارية عام 1996 ثم نشرتها بعد إقرارها رسميا لتصبح من الوثائق المعتمدة لدى المجلس.

البرامج الإلكترونية

يتم إنشاء وتعديل الملفات الإلكترونية بواسطة برامج إلكترونية مناسبة قادرة على التعرف على البنية الداخلية للأرشيف وتسمح بإدخال وتعديل وحذف وقراءة إحدى أجزاء الأرشيف.

مراحل الأرشفه الإلكترونية

تنقسم مراحل الأرشفة الإلكترونية إلى مرحلتين أساسيتين:

أولا: مراحل التخطيط للأرشفه الإلكترونية. ثانيا: المراحل التنفيذية للأرشفه الإلكترونية.

مراحل التخطيط للأرشفة الإلكترونية

وتشمل:

1.    مرحلة الدراسة والمسح: وتتمثل في حصر الوثائق المزمع رقمنتها وتحديد كميتها وأشكالها وأنواعها التى تختلف حسب اللون /الحجم/الجودة الورقية.

2.    مرحلة التحليل: وتتمثل في تحديد الأولويات لتحويل الوثائق من الورقية إلى الإلكترونية وإعداد قوائم تتضمن البيانات الأساسية للوثائق كتحديد أماكنها وعناوين تواجدها وحفظها ودرجة نشاطها...إلخ.وهو بمثابة الجرد الكامل للوثائق.

3.    مرحلة بناء الخطة: وتتمثل في وضع خطة لحفظ الوثائق:أى قواعد لمدد استبقائها أى مدة حفظها وتاريخ وتقرير مصيرها النهائى وتحديد تاريخ إتلافها أو ترحيلها. وكذلك تحديد نظام لتصنيف الوثائق أى بإسناد رموز تصنيفية لها ومكنز يحتوي على مصطلحات موحدة ككلمات مفتاحية لاستعمالها عند البحث واسترجاع الوثيقة.

4.    مرحلة اختيار البرمجيات: وتشمل التجهيزات الالية والبرمجيات المختصة بالتصرف الإلكترونى في الوثائق والمنظومات وقواعد البيانات اللزمه ووضع الحقول المناسبة اختيار أدوات البحث وإعداد التقارير المطلوبه...إلخ.

5.    مرحلة إعداد قواعد البيانات: وتتمثل في أعداد قواعد للبيانات التى ستتضمنها حفظ ومعالجة الوثائق الإلكترونية.

ثانيا: المراحل التنفيذية للأرشفه  الألكترونية

وتشمل المراحل التالية:

1.    مرحلة تحضير الوثائق والملفات

2.    مرحلة التصوير الضوئى

3.    مرحلة مراقبة وتدقيق الجوده

4.    مرحلة الفهرسه

5.    مرحلة إعداد الملفات

6.    مرحلة الحفظ والخزن

7.    مرحلة الاطلاع على الأرشيف الألكترونى

أولا: مرحلة تحضير الوثائق والملفات:

• استبعاد الأوراق المكرره والتى لن يتم أرشفتها.
• تصوير بعض الوثائق القديمة يدويا حتى نستطيع تصويرها ضوئيا.
• إزالة الدبابيس الموجودة على الوثائق.
• فصل الأوراق إلى مجموعات حسب الحجم أو التى تحتوى على ألوان أو التى تحوى بيانات على الوجهين...إلخ.
• وضع علامات مميزه على الوثائق وتسهيل عملية تجميعها كما كانت قبل التصوير الضوئى.

ثانيا: مرحلة التصوير الضوئى:

تتم عملية التصوير الضوئى للوثائق التى تم تحضيرها سابقا بواسطة أجهزة المسح الضوئى المناسبة لحجم الوثيقة ووضوحها، وعملية التصوير الضوئى هى الخطوة الأولى لتحويل الملفات الورقيه إلى ملفات إلكترونية يتم تخزينها على أجهزة الحاسب الإلى.كما لابد من التركيز على الأجهزة المطلوبه للتخزين، نوع الملف الإلكترونى.استخدام خاصية ضغط الملفات، صلاحيات الإطلاع والتغيير... إلخ

ثالثا: مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة:

هى مرحلة تتم بالتوازى مع عملية التصوير الضوئى ححيث يقوم الموظف الذى يصور الملفات ضوئيا أو أى موظف أخر تكون مهمته مراقبة الجودة بالتدقيق على الملفات المصورة ضوئيا ومقارنتها بالأصل للتأكد من وضوحها وجودتها وعدم ضياع أى معلومه قد تحتويها الوثيقة.

رابعا: مرحلة الفهرسة:

هى مرحلة إدخال البيانات والفهارس المتعلقه بالملفات والأوراق التى يتم تصويرها وهى عملية فهرسة مادية ووصفية وتكشيف للوثائق من أجل إقامة ربط بين البطاقة الفهرسية والملف المرافق لهذه الصورة وهذا بإعطاء كاشف وحيد يتم تدوينه على الوثيقة المرقمنه وعلى بطاقة التكشيف. ويمكن أن يتم التكشيف يدويا أو اليا؛ حيث أن التكشيف اليدوى هو عبارة عن تلخيص أو تحليل للوثيقه والذى يمكن أن يتم بكشاف يحتوى على الكلمات الواصفات.

أما التكشيف الإلى ( الأوتوماتيكي ): هى طريقة التكشيف الأكثر استعمالا حيث يتم استخلاص كل المصطلحات وتشكيل كشاف عام مع الاستغناء عن كلمات أو أدوات الربط؛ ويمكن استعمال برمجيات في عملية التكشيف؛ إما أن تكون معدة خصيصا للهيئة أو تكون برمجيات عامة.

خامسا: مرحلة إعادة الملفات إلى أصولها:

وتتمثل هذه العمليه في إعادة الملفات والوثائق التى كانت في طور التصوير الضوئى إلى بعضها وإلى أصولها التى كانت عليها قبل الرقمنه وذلك بإعادة تدبيسها بعد فكها من بعضها.

سادسا: مرحلة الحفظ والخزن

تتم مرحلة حفظ وخزن الوثائق في وسئط ودعائم مختلفه منها ذاكرة الحاسب نفسه ومنها الأقراص الممغنطة والمدمجه وكذلك في النظم المركزيه وهى طريقة الحفظ الاحتياطى.

سابعا: الاطلاع على الأرشيف الإلكترونى (تبليغ وتوزيع الأرشيف الإلكتروني ):

إن رقمنة الأرصدة الأرشيفية وإنفاق المبالغ المالية والبشرية والتجهيزيه عليها ليس بغرض الحفظ فقط وإنما لهدف أهم وهو تبليغ الأرشيف للمستفيدين والاطلاع عليه بشكل مباشر أو غير مباشر.

عيوب الأرشفة الإلكترونية

قد يحتوي الأرشيف الإليكتروني – المحفوظ داخل جدول- على معلومات عن عدد محدود من العناصرلكنه ليس الحل الأمثل لفهرسة المعومات. على سبيل المثال، حين يتم إدراج عدد كبير من الفئات (الحقول) في بعض الأحوال للوصول للعناصر (السجلات) الجديدة يجب تكرار بيانات تم إدراجها بالفعل مما يتسبب في ما يسمى ب "التكرار". لهذا السبب، يوجد أنظمة أخرى لتخزين البيانات تعرف ب "قواعد البيانات".

الأساليب الحديثة لحفظ الوثائق والمستندات

بنية قاعدة البيانات:
يعتمد برنامج الأرشفة والتوثيق على قاعدة بيانات Microsoft SQL Server المعتمدة من قبل شركة مايكروسوفت , وتتميز هذه القاعدة ببنية متينة ومرونة عالية في التعامل معها خاصة تحت البيئة المتعددة المستخدمين وعندما يكون هناك حجم ضخم لتدفق البيانات بين المستخدمين تحت الشبكة , كما تتميز هذه القاعدة بإعطاء عدد غير محدود من صلاحيات الدخول المتزامن لأكثر من مستخدم في نفس اللحظة والوصول الى نفس البيانات ، كما أن حجم التخزين لقواعد بيانات SQL Server من هذا النوع غير محدود) حيث تم اختبار قاعدة بيانات الأرشيف في بيئة شبكية وصل حجم القاعدة فيها إلى خمسين غيغا بايت ( وتلعب نسخة الويندوز دورا في تحديد هذا الحجم فالنسخة Windows 2000 Data Center تعطيك حجم غير محدود لقاعدة البيانات الآلية المعتمدة في بناء الأرشيف، سيتم بناء الأرشيف وفق بنية شجرية حيث يتم تقسيمه إلى مجلدات متفرعة عن بعضها وفق بنية مشابهة لإنشاء المجلدات تحت نظام ويندوز وبذلك سيجد المستخدم للبرنامج سهولة في إنشاء الشجرة العامة للأرشيف .

أما بنية هذه الشجرة وتفريعاتها فهي تتبع لآلية الأرشفة المتبعة من قبل الجهة المستخدمة للبرنامج طرق استيراد الملفات والوثائق إلى الأرشيف من ملفات موجودة على القرص الصلب: وتشمل كافة أنواع الملفات التي يستطيع نظام الويندوز التعامل معها وتخزينها )ملفات نصوص الكترونية , ملفات صوتية ,ملفات فيديو , ملفات صور ..( ملفات مسحوبة من الماسحة الضوئية : يحتوي البرنامج على معالج خاص بعملية المسح الضوئي للوثائق وتحويلها الى ملفات صور , قد تكون هذه الوثائق مثل )عقود , مراسلات , فاكسات , وثائق رسمية(..... .

طرق استيراد الملفات والوثائق إلى الأرشيف:
ملفات يتم أنشاؤها داخليا من قبل البرنامج : )ملفات نصية, ملفات وورد , ملفات إكسل ( حيث يتم فتح برامج تحرير هذه الملفات داخلياً من قبل برنامج الأرشفة ليتولى هو عملية الحفظ المباشر في قاعدة بيانات الأرشيف عند الإنتهاء من عملية تحرير هذا الملف , وهذ يوفر على المستخدم عملية إنشاء هذه الملفات من خارج البرنامج ومن ثم استدعاء البرنامج ليخزنها، قوالب نصية يتم إنشاؤها من ضمن البرنامج : في كثير من الأحيان تستخدم نفس الملف النصي كقالب لإدخال بيانات لديك , مثلاً لنقل أنك تؤرشف طلبات توظيف , فجميع هذه الطلبات تملك صيغة نصية ثابتة وماعليك في كل كرة إلا إملاء الفراغات بما يوافق بيانات الطلب الجديد )اسم صاحب الطلب, محل وتاريخ الولادة, المؤهل العلمي (..... لذلك يوفر لك برنامج الأرشفة عملية توليد قالب نصي تستطيع استدعائه في كل مرة أنت بحاجة فيها الى إدخال طلب توظيف.