قواعد البيانات

معالجة البيانات في اطار علم المحاسبة

تعرف المعلومات على أنها : " البيانات التي تمت معالجتها لتصبح بشكل أكثر نفعا للمستقبل والتي لها قيمة في الاستخدام الحالي أو في اتخاذ قرارات مستقبلية " .

إن علاقة المعلومات بالبيانات مثل علاقة المواد الخام بالمنتج النهائي ، حيث بعد إضافة مهارات صناعية على المادة تتحول إلى منتج نهائي بالضبط يحصل على البيانات التي بعد استخدام مهارات معينة غالبا ما تكون باستخدام الحاسب لتتحول تلك البيانات بعدها لمعلومات تخزن في الحاسب الآلي .

تسمى عملية معالجة البيانات باستخدام الحاسب بالمعالجة الإلكترونية والتي تعالج فيها البيانات فترتبها أو تبوبها أو تعالجها حسابيا أو غير ذلك من المعالجات مما يشكل المعلومات والتي إما أن تخزن فيشكل تراكمها المعرفة أو إما أن يعاد معالجتها كتغذية راجعة .

من هنا يتضح لدينا أهمية المعلومات في اتخاذ القرارات ، حيث أن متخذ القرار إذا أراد حل مشكلة معينة فانه يلجأ إلى تعريفها ثم تطوير بدائل الحلول لها ، ومن ثم جمع المعلومات لكل بديل المعلومات التي يجمعها قد يكون في حالة تأكد منها أو في حالة المخاطرة أو في حالة عدم التأكد من المعلومات التي لديه .

أصبح علم الحاسوب وعلم المحاسبة متلازمان ومتكاملان بسبب أن المحاسبة علم إجتماعي يتأثر بالمتغيرات الإجتماعية التي تطرأ عبر الأزمنة ومن أهم هذه المتغيرات المؤثرة هي تطورات تكنولوجيا المعلومات والإتصالات ، وحتى يقوم المحاسبون بمهامهم بدقة وملاءمة عليهم إسناد أعمالهم للحاسوب بما فيه من برمجيات محاسبية معالجة لبيانات المعاملات المالية وبنوك المعلومات المحاسبية الحافظة .

نظام المعلومات المحاسبية يحتوي على مكونات وعناصر عدة من أهمها البرمجيات المحاسبية وبنوك المعلومات المحاسبية ، يهدف هذا النظام لمعالجة البيانات المالية المدخلة من خلال برمجياته المحاسبية ليتم إستخراج المعلومات المحاسبية التي تكون على شكل تقارير ووثائق وقوائم مالية نهائية تقدم لجميع المستفيدين من هذا النظام .

المعاملات المالية التي تحدث في منشآت الأعمال تتميز بالتكرار الإجرائي المستمر مما أعطاها صفة الدوران في الأعمال والمهمات عبر الفترات المحاسبية للمنشأة ، فكان لدينا دورة الإيرادات والنفقات والإنتاج والمالية ودورة الإقرار المالي التي يتمخض عنها التقارير المحاسبية التي تمثل مخرجات نظام المعلومات المحاسبية ، وللحاسوب دور كبير جدا خلال هذه الدورات التشغيلة تحت ظل نظام المعلومات المحاسبية .

منشآت الأعمال في حاجة كبيرة لنظام معلوماتي في مجال محاسبة الموردين والعملاء والموظفين والحكومة مما يدفع إداراتها لنـزعات تطويرية لمثل ذلك النظام نتتهي بمشكلة الإختيار من بين بديل تطويرها في المنشأة أو الحصول على إستشارات من شركات متخصصة ، وفي كلا البديلين تمر عملية التطوير هذه لمراحل تبدأ بالتخطيط لهذا النظام المعلوماتي المحاسبي لمعرفة جدواه الإقتصادية والتشغيلية والقانونية ، ومن ثم تحليله وتصميمه وتنفيذه وتشغيله وصيانته ، وهنا تبرز أهمية التفاهم الفني بين الإدارة والمحاسبة وقسم الحاسب الآلي من أجل الحصول على نظام معلوماتي محاسبي يلبي متطلباته على أكمل وجه ، وليتحقق هذا التفاهم على فرق التطوير المعرفة بأصول المحاسبة وعلى المحاسبون والإدارة المعرفة بتكنولوجيا المعلومات وإمكانياتها التقنية .

بنك المعلومات المحاسبية يمثل تكنولوجيا ضرورية لحفظ المعلومات المحاسبية لإسترجاعها المستقبلي بهدف المساعدة في إتخاذ القرارات الإستراتيجية والتكتيكية والتشغيلبية ، هذا البنك عبارة عن جداول (ملفات معاملات) مترابطة تعطي ميزات من أهمها منع التكرار في حفظ البيانات والمعلومات وسهولة الإسترجاع والتحديث والإلغاء والإضافة وغير ذلك من عمليات معالجة ، ويمكن الإستفادة من تكنولوجيا الإتصالات في إدارة هذا البنك عن بعد سلكيا أو لاسلكيا .

المحاسب المثالي وجمشيد من البرمجيات المحاسبية (العربية) المعالجة لبيانات المعاملات ، وبرنامج إنستانت المحاسبي من البرمجيات المستوردة لمعالجة بيانات المعاملات ، و برنامج المايكروسوفت إكسيل يمثل برنامجا على شكل جداول إلكترونية يستخدم بشكل واسع في تنفيذ أوراق العمل المحاسبية وإستخدام الإقترانات المالية والمحاسبية والإحصائية لأغراض المعالجة للبيانات .

من المواضيع الحيوية في مجال المعلوماتية هو الرقابة والتدقيق والأمن المستند للحاسب الآلي ، فالحاسوب يستخدم في سبيل تحقيق الرقابة على مستوى منشأة الأعمال من خلال التقارير الرقابية الممتعلقة بالموظفين والآلات وغيرها للتأكد من أن الأهداف المخطط لها يتم تحقيقها بأقل الإنحرافات السلبية ، أما التدقيق المستند للحاسب فهو يعني إستخدام برمجيات التدقيق في إختيار عينات إحصائية لتدقيقها وخصوصا من خلال المحاكاة لواقع المنشأة المهني ، وهنا يكون متطلبا من المدقق لنظام المعلومات المحاسبية أن يشارك في عمليات التطوير لهذا النظام وبالتالي عليه فهم تقنيات التطوير للماشركة الإيجابية في الوصول لنظام معلوماتي محاسبي خال من الخلل ، أما الأمن فهو قد يكون أمنا على البرمجيات وبنوك المعلومات من خلال وضع إجراءات تلغي مخاطر الإختراق للسرية وخصوصا عند تراسل المعلومات محليا أو دوليا والتي منها تشفير المعلومات المتراسلة بين المرسل والمستقبل ، أما الأمن المادي فيحتاج إلى تكنولوجيا محوسبة أمنية تحد من المخاطر الطبيعية كالحرائق ومن المخاطر الغير طبيعية

حالة خاصة : المخزون

من المعلوم أن مطور أي حل مالي يجب أن يتسم بالموضوعية الشديدة و التعمق في دراسة المشاكل التي تواجهه و أحد أهم المشاكل المعاصرة التي تواجه المطور هو تطوير أنظمة تتسم بالإجرائية و التسلسل المنطقي المبرر و أيضاً أتباع الأطر العامة التي يقوم عليها علم المحاسبة بشكل عام

مشكلة المخزون بالنسبة لمطور الحلول المالية تأخذ أكثر من بعد و هي مشكلة ذات أبعاد مختلفة فهذه المشكلة تأخذ أبعاد تتعلق بعلم البرمجة و أخرى تأخذ أبعاد تتعلق بعلم المحاسبة و التكامل بين علم البرمجة و علم المحاسبة يجب أن يتواجد للوصول إلى أقصى كفاءة ممكنة للحل المالي

المشكلة الرئيسية التي تواجه أي مطور لأنظمة الحلول المالية هي نظام الرقابة المخزنية و طرق تسعير المخزون

هل سيتم أستخدام نظام الجرد المستمر أم نظام الجرد الدوري ؟

هل سيتم التسعير بناءاً على سعر التكلفة أم سعر التكلفة أو سعر السوق أيهما أقل ؟

أي الطرق التي ستستخدم لتسعير المخزون تحت طريقة سعر التكلفة و هي FIFO – LIFO – WA/MA – SI ؟

ما هي المعالجة السليمة للأحداث المحاسبية التي تمت بصلة لسنوات مالية سابقة خاصة بالمخزون ؟

كيف ستتم معالجة التعديلات السالبة و الموجبة تحت طرق التسعير المختلفة ؟

كيف ستتم معالجة المردودات في ظل طرق التسعير المختلفة ؟

ما هي المعايير التي تحدد الملامح الرئيسية للرقابة المالية الفعالة على أرصدة الحسابات المتعلقة بالعمليات التشغيلية ذات الصلة بالمخزون و الرقابة الكمية على حساب المخزون في ظل أستخدام نظامي الجرد الدوري و الجرد المستمر ؟

أسئلة محاسبية كثيرة تبحث عن إجابات و لكن قبل ذلك هناك اسئلة موجهة في الأساس إلى هؤلاء المحاسبين الذين يريدون التعمق أكثر في هذه المشكلة و يريدون حلاً لمشكلة الرقابة المخزنية و في نفس الوقت يريدون أن يعرفوا ما هي أدواتهم التي تمكنهم من أداء تلك المهمة بنجاح...

أما بالنسبة للمطورين فهناك اسئلة تبحث عن اجوبة موضحة للمشكلة و أنعكاساتها على الأرباح و الخسائر في نهاية السنة المالية و ما هي المعايير التي يجب التقيد بها عند تصميم الحلول التي تراقب على المخزون

والجواب الاولي عن هذا السؤال هو إن التصميم السليم القائم على أسس علمية موضوعية يؤدي في النهاية إلى تقارير مالية منضبطة و ذات كفاءة عالية و أيضاً تمكن مطور الحل المالي من المنافسة في سوق الحلول المالية بتقديمه حلولاً مالية تعتمد على قواعد يمكن الأعتماد عليها

كل ما نستطيع البدء به هو إجراء عمليات أختبارية لكيفية أكتشاف الأختلافات بين الرصيد الفعلي و الرصيد الدفتري و ما هي الأدوات المتاحة للمحاسب و التي تعطيه أدوات فعالة يمكن أستخدامها لأكتشاف السرقات و الأهمال و ما إلى ذلك من أمور قد تحدث في النشاط الأقتصادي بشكل عام .

انظمة الجرد المختلفة

1- نظام الجرد الدوري بتسعير FIFO

2- نظام الجرد الدوري بتسعير LIFO

3- نظام الجرد الدوري بتسعير WA

4- نظام الجرد المستمر بتسعير FIFO

5- نظام الجرد المستمر بتسعير LIFO

6- نظام الجرد المستمر بتسعير MA