بحث جاهز بعنوان الرقابة في أنظمة المعلومات المحاسبية

أساليب الرقابة الداخلية

في نظم المعلومات المحاسبية الإلكترونية

تعد إجراءات الرقابة اكثر أهمية في نظم المعلومات المحاسبية الإلكترونية عن تلك المتبعة في نظم اليدوية لعدة أسباب أهمها :

1. يتم معالجة قدر كبير من البيانات المحاسبية بواسطة الكومبيوتر يفوق تلك التي تعالج يدوياً مما ينتج عنه زيادة احتمال ارتكاب أخطاء .

2. يتم جمع ومعالجة وتخزين بيانات العمليات المحاسبية في صورة غير قابلة للقراءة لا يمكن للإنسان مراقبة هذه البيانات والتحقق من دقتها وموضوعيتها والتي كان يسهل إجرائها تحت النظام اليدوي للمعلومات المحاسبية .

3. يصعب تتبع مسار التدقيق مما قد يترتب عليه احتمال قيام الموظفين غير الأمناء باختلاس مبالغ طائلة من الوحدات الأقتصادية التي يعملون بها .

مفهوم وأساليب الرقابة على التطبيقات

يطلق مصطلح "أساليب الرقابة على التطبيقات" على تلك الأساليب المستخدمة في نظم المعلومات المحاسبية الإلكترونية، وهي تتعلق بوظائف خاصة يقوم بأدائها قسم معالجة البيانات إلكترونيا ، وتهدف إلى توفير درجة تأكد معقولة من سلامة عمليات تسجيل ومعالجة البيانات وإعداد التقارير. وهناك عدد من الإجراءات والسجلات التي يمكن أن تؤثر على أساليب الرقابة على التطبيقات.

وتقسم غالباً أساليب الرقابة على التطبيقات إلى ثلاثة مجموعات وهي : أساليب الرقابة على المدخلات وأساليب الرقابة على معالجة البيانات وأساليب الرقابة على المخرجات.

1. أساليب الرقابة على المدخلات Input control :

وتهدف إلى توفير درجة تأكد معقولة من صحة اعتماد البيانات التي يتسلمها قسم معالجة البيانات EDP بواسطة موظفي مختص ومن سلامة تحويلها بصورة تمكن الكمبيوتر من التعرف عليها . ومن عدم فقدانها أو الإضافة إليها أو حذف جزء منها أو طبع صورة منها أو عمل أي تعديلات غير مشروعة في البيانات المرسلة حتى وان كان ذلك من خلال خطوط الاتصال المباشرة . وتشمل أساليب الرقابة على المدخلات على تلك الأساليب التي تتعلق برفض وتصحيح وإعادة إدخال البيانات السابقة رفضها .

2. أساليب الرقابة على معالجة البيانات Processing control :

وتهدف إلى توفير درجة تأكد معقولة من تنفيذ عمليات معالجة البيانات إلكترونيا طبقاً للتطبيقات المحددة ، بمعنى معالجة كافة العمليات كما صرح بها وعدم إغفال معالجة عمليات صرح بها وعدم معالجة أي عمليات لم يصرح بها .

3. أساليب الرقابة على المخرجات Out put control :

وتهدف إلى تأكيد دقة مخرجات عمليات معالجة البيانات (مثل قوائم الحسابات أو التقارير أو أشرطة الملفات الممغنطة أو الشيكات المصدرة) وتداول هذه المخرجات بواسطة الأشخاص المصرح لهم فقط بذلك .

يتضح من ذلك أن الهدف الرئيسي الأساليب الرقابة على التطبيقات هو تأكيد صحة وشمولية عمليات معالجة البيانات المحاسبية وان لا توزع تلك البيانات التي تم معالجتها إلا على الأشخاص المصرح لهم بتداولها .

وتعد غالبية أساليب الرقابة على التطبيقات أساليب رقابة وقائية اكثر من كونها رقابة بالتغذية العكسية . ويضمن العديد منها هدف اكتشاف الأخطاء التي يصعب اكتشافها في غياب مثل هذه الأساليب ، إذ يمثل ذلك عاملاً هاماً في ظل النظم الإلكترونية حيث يفقد عنصر الفراسة والفطنة البشرية وقدرة الإنسان على الحكم أهميته في ظل هذه النظم.

ويمكن وضع إطار لنظام متكامل للرقابة الداخلية يقوم على المفهوم الواسع للرقابة الداخلية ، حيث يقسم إلى ثلاثة نظم فرعية هي:

الرقابة الإدارية ، الرقابة المحاسبية ، والرقابة التشغيلية . ولكل نظام من النظم الفرعية هدف يسعى إلى تحقيقه من خلال مجموعة من الإجراءات الرقابية الملائمة . وتتكامل هذه النظم الفرعية لتحقيق في النهاية الهدف العام النظام الرقابة الداخلية وهو منع أو اكتشاف أو الرقابة على تصحيح الأخطاء والمخالفات وتدنية خسائرها .

الرقابة الإدارية

لتحقيق أهداف الرقابة الإدارية في ظل نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات ينبغي أن تتضمن ما يأتي :

أولاً. الرقابة التنظيمية :

لقد عرف معهد المحاسبين القانونين الكندي الرقابة التنظيمية في ظل نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات ، بأنها تقسيم المهام داخل وخارج قسم التشغيل الإلكتروني للبيانات ، وذلك بهدف تدنية الأخطاء والمخالفات في ظل استخدام هذه النظم.

وتقوم الرقابة التنظيمية على وجود خطة تنظيمية سليمة تحدد الإدارات والأقسام التي تشملها الوحدة الأقتصادية ، وتحدد اختصاصات وواجبات ومسؤوليات كل إدارة أو قسم، وكذلك توضح التفويض المناسب للمسؤوليات الوظيفية . وتتضمن الرقابة التنظيمية في ظل نظام التشغيل الإلكتروني للبيانات والإجراءات الآتية :

1. فصل قسم التشغيل الإلكتروني للبيانات عن الأقسام المستفيدة من خدمات الحاسب ، حيث يكون قسم التشغيل مسؤولة عن كل ما يتعلق بتشغيل البيانات ، أما الأقسام المستفيدة ، فتكون مسؤولة عما يحدث من أخطاء خارج قسم التشغيل ، مثل نسيان بيانات عملية ما ، أو أي أخطاء مخالفات في بيانات العمليات . كما ينبغي أن يكون قسم التشغيل تابعاً للإدارة العليا مما يضمن دعماً كافياً وإدارة فعالة .

2. الفصل التام للمهام بين العاملين في قسم التشغيل الإلكتروني للبيانات مثل : محللي النظم ، معدي البرامج رقابة وصيانة نظام التشغيل ، صيانة مكتبة الاسطوانات والأشرطة ، جدولة العمل ، إدخال البيانات وتشغيل الحاسب رقابة البيانات ، إعداد كلمات السر والرقابة عليها .

3. فصل المهام داخل الأقسام المستفيدة حيث يؤدي ذلك إلى تدنية احتمال وجود أخطاء أو مخالفات . فعلى سبيل المثال ينبغي فصل مهمة حفظ الأصول عن مهمة إعداد البيانات ، ومهمة تصحيح الأخطاء عن إعداد المستندات الأصلية .

4. جدولة العاملين بالنظام على أساس منتظم وأثناء الإجازات والعطلات المرضية، فينبغي أن يحدد لمحللي النظم ومعدي البرامج والمشغلين مهام معينة لإنجازها، ويحدد لهم وقت الإنجاز على أن تقدم تقارير دورية بما تم إنجازه. وإذا انتهى الوقت دون إنجاز المهام المحددة ، فعلى الشخص أن يطلب وقتاً إضافياً مع تقديم ما يبرز ذلك .

5. تناوب العاملين – ويعد هذا إجراء مفضل ، حيث أن كل موظف سوف يقوم بفحص عمل من سبقه.